La plataforma APplus-ERP cuenta con el módulo de compras y adquisiciones, el cual automatiza todo el proceso de adquisiciones de bienes y servicios, centralizando la gestión de proveedores,  haciendo efectivo la emisión de órdenes de compra y mejorando el seguimiento del cumplimiento y entrega.

Está diseñado para gestionar y optimizar todos los aspectos de las compras ofreciendo una visibilidad completa de los procesos y apoyando en la reducción de costos a través de la negociación y selección efectiva de proveedores. Ofrece una gestión automatizada de compras estratégica, transparente y efectiva. 

Etapas del proceso

A continuación, se lista las etapas esenciales para llevar a cabo el proceso de gestión de compras de manera efectiva.

Etapa de gestión de compra

Dentro del proceso de compra, el usuario podrá realizar las tareas desde la detección de las necesidades de compra hasta el registro de la facturación de los proveedores. Haciendo las tareas más rápidas y sencillas.

En esta etapa tendrá la facilidad de:

• Detección de necesidades de compra y reabastecimiento: El sistema emite alertas basadas en niveles mínimos de inventario, así como avisos de existencia de mercadería, llevando a cabo un cálculo de reabastecimiento y proyección de rotación hasta alcanzar mínimos, lo cual impacta en un presupuesto más eficiente y controlado. 
• Análisis y reducción de gastos: Proporciona herramientas para analizar patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro de costos, análisis de economía a escala y monitorear la adherencia a los presupuestos, así como también mejora en la negociación y selección de proveedores basada en datos. 
• Solicitud de compra (Request for Quote RFQ): Habilita la creación, aprobación y seguimiento de solicitudes de compra para iniciar el proceso de adquisición de conformidad con los lineamientos de la empresa (órdenes directas, abiertas o licitaciones) e incluso adherir las órdenes de transporte e importación cuando así se requiera.
• Órdenes de compra (Purchase Order PO): Con reglas de reordenamiento automatizadas, simplifica las solicitudes para la creación, aprobación, emisión y seguimiento de órdenes de compra a proveedores.  También puede crear reglas y métodos de reabastecimiento personalizados.
• Mejor visibilidad: Proporciona información en tiempo real sobre solicitudes de compra, órdenes de compra, ingresos de mercadería, devoluciones, procesos de cotización, sugerencias y propuestas de compra de planificación de requerimientos de materiales (Material Requirements Planning – MRP) y de colaboradores, patrones de gasto y rendimiento de los proveedores, facilitando una mejor toma de decisiones y control del presupuesto. 
• Optimización de la cadena de suministro: Reduce tiempos de espera y mejora la eficiencia. 
• Personalización de artículos: Podrá realizar la configuración de artículos con distintas propiedades, desde lotes, batch, variantes, series, tipos de paquetes, unidades de medida, configurables con fechas de vencimiento o con múltiples atributos. 
• Forma de compra: Tendrá la opción para realizar compras manuales o automáticas de acuerdo a la planificación de requerimientos de materiales (Material Requirements Planning – MRP). 
• Gestión de contratos: Ayuda en la gestión de contratos o acuerdos de compra con proveedores, incluyendo términos, condiciones y renovaciones, los cuales son adaptables a cada circunstancia.

Gestión de inventario de compras

A través de este proceso podrá realizar una actualización automática del inventario, pues APplus le ayudará a mantener niveles óptimos de inventario mediante la reposición oportuna de existencias, reduciendo así el exceso de inventario o las faltas, manteniendo el balance adecuado de suministro para las ventas y de acuerdo a su capacidad de almacenamiento. APplus refleja cambios en tiempo real tras cada ingreso de mercadería, salida o devolución, teniendo siempre a la mano, la información certera para el análisis o proyección de gastos o reportes.  

Facturación

En APplus podrá realizar la conciliación de facturas y pagos (abonos), el cual se lleva a cabo a través de tres vías: verificación de las órdenes de compra, notas de recepción de bienes y facturas emitidas, para asegurar con precisión el monto antes del procesamiento de pago. Así mismo, llevará un registro de facturas y pagos el cual se puede consultar fácilmente e integrar al módulo de contabilidad de la empresa.

Gestión de proveedores

Permite a través de un módulo centralizar la información de los proveedores, siendo accesible y con facilidad de ser actualizada en cualquier momento, se puede contar con información sobre los contactos, productos, términos, INCOTERMS y cualquier otro dato que desee de sus proveedores. Podrá, además, realizar la evaluación del servicio (PRM – Partner Relationship Management)  en cuanto a calidad, fiabilidad, precio, así como métricas de rendimiento, entre otros.

Reportes

El sistema APplus-ERP crea análisis y reportes integrados, a través de los cuales podrá tener una visión combinada de compras e inventario para decisiones estratégicas, así como para rastrear métricas de adquisición, rendimiento de proveedores y estado de las órdenes de compra. 

Control y calidad

APplus asegura el cumplimiento de las políticas de compra, jerarquías de aprobación y controles presupuestarios para prevenir gastos no autorizados. Además, le ayuda a gestionar la recepción de bienes, la inspección por calidad y cantidad y el registro de discrepancias que puedan resultar del proceso. Compras y Adquisiciones se integra con otros módulos del ERP como inventario, finanzas, producción, proyectos y ventas, asegurando la precisión y consistencia de los datos en toda la organización. Así mismo, puede integrar sus sistemas de comercio electrónico y punto de venta.