Administración de archivos - (DMS)

Con el sistema de administración de archivos (Document Management System -DMS-) de APplus, los colaboradores o usuarios de la empresa podrán lograr un flujo de trabajo altamente eficiente y sin interrupciones, ahorrando una gran cantidad de tiempo, pues el sistema permite centralizar un almacenamiento masivo de documentos o imágenes que se obtienen o se operan diariamente, pudiendo tener todo a la mano desde cualquier lugar y en cualquier momento, facilitando la gestión operacional de las empresas.

APplus DMS ofrece ventajas estratégicas al resguardar la integridad de los datos, aportándole certeza y confianza para la toma de decisiones. La digitalización de archivos automática lo llevarán a dar un paso hacia la modernización y transformación digital.

Mejora de la eficiencia y productividad: Al centralizar el almacenamiento y acceso a documentos o imágenes en el sistema de APplus ERP, los colaboradores o usuarios de las empresas pueden reducir significativamente el tiempo dedicado a buscar documentos, permitiendo emplear su valioso tiempo en otras actividades para eficientar su labor.

Con esta herramienta, los colaboradores de la empresa tendrán un acceso más rápido a los documentos necesarios directamente desde los flujos de trabajo de APplus Flow (Kanban), mejorando la eficiencia operativa y la productividad de los empleados. Con ello, se hará posible implementar la modalidad de trabajo a distancia ya que toda la información se administra de forma digital.

Mejor cumplimiento y preparación para auditorías: Con APplus #DMS, podrá cumplir satisfactoriamente con los requisitos regulatorios a que la empresa se encuentra sujeta, de manera manejable, fácil y rápida en el traslado de información. Así mismo, podrá tener un mejor control sobre las versiones de los documentos, registros de acceso y políticas de retención, asegurando que la empresa esté preparada para auditorías en cualquier momento. Además, APplus DMS permite la implementación de certificaciones que exigen normas internacionales tales como ISO (9001, 27001, 17025).

Principales características

Indexación y búsqueda de documentos: APplus DMS ofrece una indexación avanzada de documentos, facilitando la organización, categorización y recuperación de documentos basados en criterios específicos o palabras clave, mejorando la gestión documental dentro de las empresas.

Control de versiones: Asegura que los empleados trabajen con la versión más actual de un documento. Esta característica es fundamental para mantener la integridad de los documentos y la actualización de los procesos.

Control de acceso y seguridad: Con medidas de seguridad robustas, APplus DMS permite a los administradores establecer permisos de acceso a distintos niveles, asegurando que la información sensible sea accesible solo a usuarios autorizados, ello es clave en el contexto de seguridad y el cumplimiento de la protección de datos.

Integración con otros módulos: APplus DMS posibilita la conexión con otros módulos del sistema, entre ellos la gestión de relaciones con clientes (Costumer Relationship Management -CRM-), gestión de recursos humanos, y otros que sean necesarios para la operatividad, y funcionamiento unificado de la gestión empresarial.

Acceso móvil: Por medio de la plataforma Web (HTML5) de APplus ERP y SCS, los usuarios podrán acceder a documentos y participar en flujos de trabajo desde cualquier lugar, a través de la conectividad a internet. De esta manera se mejora la flexibilidad y capacidad de respuesta, ante un mundo cada vez más adaptable a la movilidad de trabajo remoto (teletrabajo).

Resumen operativo

Todos los documentos en un solo lugar (Drive)
Centralizado y estructurado jerárquicamente (árbol) por cliente o proveedor, dirección, documentos, etc.
Búsqueda avanzada dentro del ERP y módulo y visibilidad de adjuntos por documento
Compatible para certificaciones ISO (International Organization for Standardization), etc.
Almacenamiento seguro en base de datos MS-SQL del ERP
Incrementa la seguridad de datos y apoya durante el proceso de protección de datos (Estudio de protección de datos. Estudio de protección de datos. EPD o Reglamento general de protección de datos (RGPD)
Generación automática de adjuntos PDF en DMS (ejemplo: cotizaciones, pedidos, facturas)
Reducción de tiempos de operación por medio de digitalización automática
Visibilidad, trazabilidad y transparencia en la administración de documentos (archivos)
Incremente velocidad de operación al buscar, enviar y visualizar documentos
Almacenamiento automático de documentos y Key-Words (Indexar documentos por medio de palabras clave para búsqueda)
Documentos son indexados y adjuntados directamente al módulo (ej. orden de compra PO, contratos firmados, etc.)
Archivos que no son generados por APplus pueden ser cargados (adjuntos) por medio de “drag and drop” al módulo.
Administración de facturas por proveedor en cada una de las transacciones.