Los sistemas ERP utilizan cada vez más inteligencia artificial ( IA ) . Esta se basa en el aprendizaje automático. Esto significa que el sistema ERP se vuelve cada vez más inteligente a medida que recopila datos. En los sistemas ERP en la nube, la IA también se ve mejorada por la experiencia de todos los usuarios. ¿Por qué vale la pena combinar la IA con un sistema ERP? ¿Cómo aprovechar al máximo su interacción? ¡A continuación, le mostramos cómo!

Inteligencia Artificial: una primera introducción

Los sistemas basados en IA son capaces de aprender cadenas lógicas complejas. Esto significa que, cuando ocurre el caso A, se activa automáticamente la acción B. Un ejemplo clásico de esto es la recepción automatizada de facturas.

El documento entrante contiene el título “Factura”. Al capturar este texto, el sistema reconoce que debe iniciarse una transacción de pago.

• Llega una factura
• La consecuencia lógica: pagar la factura

El segundo paso puede ser una orden o una recomendación. La factura puede pagarse directamente a través de un sistema de pago conectado, o el sistema ERP notifica al empleado responsable. El algoritmo también puede ampliarse: ¿Hay un periodo de descuento? Entonces, el pago puede activarse en esa fecha. Cuantos más datos estén disponibles, mejores serán las predicciones de la IA .

Lo ingenioso de esto es que los eventos o problemas conocidos se tienen en cuenta en procesos posteriores: por ejemplo, si la dirección de facturación es incorrecta, el sistema devuelve el documento al remitente con una solicitud de corrección. Con cada evento, la máquina se vuelve más inteligente.

Las siete ventajas de un ERP con soporte de IA de un vistazo

• Ahorros a través de Optimizaciones de procesos
• Aumentar la Satisfacción del cliente
• Desarrollo de nuevos productos o procesos de fabricación
• Mejoramiento de Experiencia del usuario al operar el ERP
• Mayor seguridad en el proceso de producción
• Promoviendo la sostenibilidad
• Gestión de decisiones se basa en una base resiliente

Sistemas ERP con soporte de IA: las ventajas en detalle

1. Ahorro mediante la optimización de procesos

Existen innumerables casos de uso en los que la inteligencia artificial puede generar ahorros significativos mediante la optimización de procesos. La automatización en el entorno ERP desempeña un papel fundamental en este sentido. Un ejemplo clásico es el procesamiento de facturas: antes, las facturas debían introducirse, revisarse y contabilizarse manualmente, un proceso lento y propenso a errores. Hoy en día, una IA bien entrenada reconoce automáticamente la recepción de una factura, extrae los datos relevantes y los procesa en consecuencia. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también reduce las fuentes de error . Esto libera a los empleados de su carga de trabajo y les permite centrarse en tareas de mayor valor añadido.

2. Aumentar la satisfacción del cliente

La inteligencia artificial contribuye a aumentar la satisfacción del cliente en muchas áreas, incluso cuando se integra posteriormente en los sistemas existentes. Un ejemplo son los chatbots con IA que reciben solicitudes de servicio las 24 horas. Responden preguntas frecuentes de inmediato o derivan problemas más complejos a la persona de contacto adecuada. Al mismo tiempo, pueden crear automáticamente tickets en el sistema ERP para que las solicitudes se registren y procesen eficientemente. Esto acorta los tiempos de respuesta y permite que los clientes reciban la asistencia que necesitan con mayor rapidez.

3. Desarrollo de nuevos productos o procesos de fabricación

Todos los procesos convergen centralmente en el sistema ERP, desde la adquisición hasta la producción y las ventas. La inteligencia artificial analiza estos datos en tiempo real e identifica el potencial de optimización . Esto permite mejorar específicamente tanto los productos como los procesos de fabricación. Por ejemplo, si la IA detecta que se producen retrasos en la producción con frecuencia porque un componente no está disponible a tiempo, sugiere realizar un pedido con mayor antelación y en función de la demanda. Esto ayuda a evitar cuellos de botella , a optimizar la producción y a acortar los plazos de entrega .

4. Optimizar la experiencia del usuario al operar el ERP

Dado que el software ERP mapea una multitud de procesos, puede parecer complejo a primera vista. La inteligencia artificial simplifica su uso de dos maneras clave: primero, realiza automáticamente tareas repetitivas o que requieren mucho tiempo , reduciendo así la carga de trabajo para los usuarios. segundo, analiza dónde surgen dificultades con frecuencia y ofrece consejos proactivos para una entrada correcta . Esto hace que la operación sea más intuitiva y reduce la tasa de errores, una clara ventaja para un uso eficiente y fluido del sistema ERP.

5. Aumentar la seguridad en el proceso de producción

La inteligencia artificial detecta con antelación fallos inminentes en las máquinas, lo que permite el mantenimiento predictivo . Mediante el análisis de los datos de los sensores y los parámetros operativos, se pueden identificar posibles defectos o signos de desgaste antes de que se produzca un fallo. Esto permite programar las tareas de mantenimiento de forma oportuna, evitando paradas imprevistas y manteniendo la producción continua.

6. Promoción de la sostenibilidad

Un sistema ERP contribuye significativamente a la sostenibilidad en las empresas, ya que muchos procesos y documentos se gestionan digitalmente. Esto permite un uso más eficiente de los recursos y una reducción del consumo de papel . La inteligencia artificial puede potenciar aún más este efecto al apoyar activamente la toma de decisiones sostenibles. Por ejemplo, si una empresa tiene varias ubicaciones, el sistema ERP utiliza IA para optimizar la planificación de los desplazamientos necesarios entre sucursales. Esto acorta las rutas, evita los desplazamientos sin pasajeros y reduce tanto los costes como las emisiones de CO₂, lo que beneficia tanto a la rentabilidad como al medio ambiente .

7. La gestión de decisiones se basa en una base sólida

La clave de un sistema ERP reside en la gestión centralizada y la optimización de los procesos de negocio, y por lo tanto, también en el apoyo a la toma de decisiones . Muchas de estas decisiones, como la fijación de niveles mínimos de inventario, suelen basarse en la experiencia y la intuición. La inteligencia artificial ofrece una ventaja decisiva en este sentido: analiza patrones de datos complejos, reconoce correlaciones y ofrece recomendaciones objetivas y basadas en datos . Esto permite tomar decisiones más informadas, transparentes y eficientes a largo plazo.

Aprovechar las ventajas: tres factores son cruciales

Para aprovechar al máximo la interacción entre IA y ERP , tres factores son cruciales:

• Cantidad de datos: Cuanto más datos haya disponibles, mejor y más rápido aprenderá el sistema.
• Análisis de datos: Para analizar datos de ERP, la IA debe tener suficiente potencia para evaluar grandes conjuntos de datos.
• Verificación de datos: Una IA solo puede hacer recomendaciones basándose en los datos que conoce. Al tomar decisiones importantes, estos datos deben contrastarse y compararse con el panorama general.

Conclusión: La IA ofrece muchas ventajas para un sistema ERP

El uso de la inteligencia artificial lleva los sistemas ERP a un nuevo nivel y ofrece a las empresas numerosas ventajas. Como elemento central de control de una empresa, el ERP se beneficia no solo de la automatización de tareas recurrentes , sino también del soporte inteligente para la toma de decisiones y la optimización de procesos . La IA puede analizar datos complejos, reconocer patrones y, basándose en ellos, ofrecer recomendaciones de acción bien fundamentadas. Esto aumenta la eficiencia de los procesos, reduce costes y aumenta la productividad. Al mismo tiempo, mejora la experiencia del usuario, la sostenibilidad y la seguridad en la producción. Las empresas que integran la IA en su sistema ERP obtienen así una clara ventaja competitiva y se posicionan óptimamente para el futuro.